哈佛大学管理学院(哈佛大学管理学院暑期项目)

成功者与平庸者大部分都是在忙碌中度过的，但是忙碌的结果却大相径庭，而时间对于每个人来说都是绝对公平的。那么，两者之间的差距是如何产生的？哈佛时间管理项目研究人员发现，有80%的人不仅不知道自己在忙什么，而且也不知道怎样才能利用身边的工具去更快地提升自我时间管理效率。不懂得借助已有的技术与条件、不懂得将时间管理的方法与技巧形成规模性的效应，是失败者身上最明显的特点。

自我测试：你的生活状态怎么样？

一个生活状态非常好的人，必定是一个善于节省时间、利用时间的人。根据下面的测试题，检测一下自己的生活状态，看看自己的生活状态怎么样。

1.你每天睡几个小时？

A.至少8个小时

B.把工作做完了才睡觉

C.常常熬夜甚至通宵

2.朋友约你去参加一个聚会，你会有什么反应？

A.太好了，我马上过去

B.我更愿意待在家里睡觉

C.下次吧，我还有许多工作要做

3.你会经常觉得自己的时间不够用吗？

A.不，我觉得自己的时间够用，有时候还会觉得宽松

B.我觉得有时候不够用，但不是经常

C.我的时间经常不够用，真希望一天能够当成两天用

4.你会失眠吗？

A.几乎不失眠，总能平静地入睡

B.有时候会失眠，因为一些烦心的事情

C.常常会因为一些小事失眠

5.你觉得你的牢骚变得越来越多了吗？

A.不，我很少抱怨

B.只是心情不好的时候才抱怨

C.是的。我总是觉得一些事情不尽如人意

6.你做事的时候，是否经常没有精神，常常有莫名的火气，却不知如何发泄？

A.不，我脾气很好，几乎不发火

B.有的时候我会觉得没精神，想发火却没有精力发作

C.是的，我常常觉得没有精力做事情，想发火却没精力

7.你上一次与家人待在一起是什么时候？

A.我天天回家

B.我隔几天才回家一次

C.已经有很长一段时间了

8.你觉得总是有事情需要你做吗？

A.不，我不需要那么操心

B.有时候我这么认为

C.我总觉得自己有好多事情要做，总觉得做不完

9.你闹小毛病的频率比以前高吗?

A.不，我很少有这样的情况发生

B.好像跟以前差不多

C.对，我常常觉得身体不适

10.你向往宁静的田园生活吗?

A.不，我更喜欢现在的生活

B.有时候会这样想

C.对，我很想过那种宁静悠然的生活

11.你做过健康体检吗?

A.从没做过

B.做过，而且每年一次

C.3年前做过一次

12.你靠喝茶（咖啡、保健饮料）来提神吗？

A.我从来不靠这类东西来提神

B.只有感觉到疲惫的时候才靠它们来提神

C.对，我几乎每天都喝

13.你是否感到情绪有些抑郁，喜欢对着窗外的天空发呆?

A.不，我更愿意关注眼前的事情

B.我觉得累的时候会这样

C.对，我很想像鸟儿一样自由飞翔

14.你感觉自己的记忆力有所下降吗？

A.没有，我觉得自己的记忆力非常好

B.有时候我觉得自己的记忆力变得不好了

C.我常常觉得自己越来越迟钝了

15.看到自己最喜欢吃的菜，你的反应是：

A.很高兴，开怀大吃

B.吃一点点，只有这个时候才有食欲

C.没有胃口，吃什么都味同嚼蜡

16.你一般怎么安排你的周末？

A.美美地睡个懒觉，然后去逛街

B.只有特别高兴时才会出门

C.很少休息，大部分时间在加班

17.你的身体健康状况如何?

A.棒极了，我觉得精力充沛

B.还好，不觉得有什么不对

C.很糟，春秋流感一来，我总会中招

18.如果用1～10给你的生活压力打分，你的压力指数是：

A.1～2分：从不给自己任何压力

B.3～5分：生活得张弛有度

C.6～10分：天天忙得四脚朝天

19.近段时间朋友们对你的评价怎样?

A.像以前一样开朗

B.时好时坏，脾气不稳定

C.脾气暴躁，火气特别大

20.近几年来，你的体重变化大吗?

A.没有，我的体重几乎没变过

B.还好，没有特别注意过

C.挺大的，老同学都快认不出我了

评分方式：选A，0分；选B，2分；选C，4分。

如果你的得分在28分以下：

你生活得很健康，几乎可以给你的生活状态打满分。尽管生活十分忙碌，但你总能把事情安排得有条不紊。你的日子过得十分惬意，为生活奔波，也没忘记享受生活。不过，如果你正处在年富力强的阶段，应该适当给自己一些压力，把生活的重心转到事业上来，让自己做出更大的成绩。

如果你的得分在28～52分：

你的生活状态良好。尽管有时候会感觉力不从心，但总体上你还能应付过来。大多数的时候，你的生活井然有序，但一旦有紧急的工作任务，你的生活就一团糟了。你需要好好审视自己，弄清楚为什么你应付不了突发状况。增强对于危机的应付和处理能力，是你目前需要做的。

如果你的得分在52分以上：

你的生活状态十分糟糕。也许你在事业或工作上取得了不菲的成就，但换来的却是疲倦的身心。也许你还没有意识到，工作压力已经严重影响了你的生活。你需要认真地问自己：目前这种生活真的是你理想中的生活吗?如果你不想等到被压力击垮的时候再后悔莫及，那就赶紧从现在开始，调整自己的生活状态，让自己回归到正常的生活秩序中吧。

1.善于利用打电话的时间

在这个充满变化的时代，经营的时间要素是举足轻重的，速度就是生命。

——土光敏夫

几年前，美国IMG 公司聘用了一位年轻漂亮、精力充沛的女业务员碧昂丝负责在高尔夫球场、网球球场上的新人当中发掘明日之星。美国西岸有位年轻的网球选手，碧昂丝觉得她非常有发展潜质，决定招揽她加盟IMG 公司。

从此，碧昂丝即使每天在纽约的办公室里忙碌12个小时，她依然不会忘记给加州打电话，关注那位网球选手受训的情况。她到欧洲参加比赛的时候，碧昂丝也会趁着出差的机会去探望她，与她交流。

有许多次，碧昂丝居然连续一周都没有休息，忙着飞来飞去，同时还兼顾追踪这个选手的进步情况。虽然忙碌不停，但是碧昂丝还是觉得很欣慰，因为与那位网球选手电话沟通比较频繁，所以关系比较融洽，网球选手很有可能会成为IMG 公司旗下的一员。

在一次法国公开赛中，由于其他事务的耽搁，碧昂丝在临近结束的时候才赶到比赛的现场。但是她并非对赛事情况一无所知，通过与那位网球选手电话联系，碧昂丝对赛事的情况了如指掌。

在到达巴黎当天，在一个为选手、新闻界与特别来宾举行的宴会上，碧昂丝依旧盯着那位美国选手，并且时时为她引见一些网球界的名人。当时正是瑞典网球名将柏格名声显赫的时候，他刚好又是IMG 公司旗下的球员，也是那位年轻女选手的偶像，自然她就介绍了他俩认识。

此后，这位女选手顺利地加入了IMG 公司，并且后来打入了世界前十名。

哈佛大学时间管理项目人员经过调查发现，企业员工之所以感觉到时间紧张，主要就是将太多时间浪费在打电话、开会、处理信件上。很多时候，这些事情并不能提高我们的工作效率，对目标的完成也没有多大的帮助。因此，我们必须尽可能地减少在这些事情上投入的时间，把时间用到解决更重要的问题上去。

在处理电话时应简短扼要，不要在电话中扯上与主题无关的事情，寻找一些方法来管理经常容易被打断的信息交流。

（一）配置能增加效率的商用电话

有些商用电话的配置很具有人性化，很具有针对性，能够帮助人们有效地利用时间，提高工作效率。现在不要花费太多的成本，就能买到内建能增加生产力功能的商用电话。要想真正的节约时间，提高工作效率，你需要考虑的电话具有的功能有：

（1）有来电显示。有了这项功能，你就知道电话的哪些功能正被使用着。当你的电话具有来电显示的功能时，你就能够知道来电人的身份。当你看到来电号码时，你就能够决定是否接听电话、转接电话，或者是让录音机留言就好。当你要过滤电话时，来电显示就能够发挥它的功能。你可以利用这项功能，在工作时不受到干扰。

（2）记忆拨号。你可以把一些重要的电话号码储存起来，利用简码来拨号。当你在拨电话给重要的客户或者顾客时，你就可以省下拨号的时间。

（3）申请不同的电话号码。客户应该能够随时打电话找到你，所以你最好申请不同的电话号码。

（4）具有语音信箱。当客户打进电话的时候，你可能不在或者在接听电话，这个时候语音信箱就发挥作用。

（5）语音拨号。语音辨识功能可以让打电话者只要说出一个号码或者一个名字就可以自动帮你拨通电话。这样可以帮你节省下拨号和携带电话簿的不便。

（6）转接。利用转接功能，把电话转移到同事的号码，这样就可以直接接到电话，不必请来电者过一会儿再打给你。

（7）拒绝干扰。你希望工作不受打扰时，可以利用这项功能，把电话自动转移到助理或者秘书的电话，或者直接转移到语音信箱。

（8）筛选接听电话。这项功能可以筛选来电者的电话号码，让特定的电话直接被过滤掉。如此一来，你就可以避开自己不想接听的电话，却又能让重要的客户、同事和家人打电话找你。

（二）把打电话的时间有效地利用起来

在不少公司，许多员工尤其是销售人员常常会被电话干扰。如果你也是一个经常被电话干扰的人，你不妨把打电话的时间有效地利用起来。

（1）迅速接听电话。尽可能地在电话响的第一声或者第二声，就迅速地接听电话。这样可以让来电者对你有效率的反应留下深刻的印象。偶尔，你可能因为忙碌紧急的工作或正好离开了办公室，无法迅速接听电话。但是，办公室电话最好是在响四声内就接听。否则，你就有可能会漏掉一个宝贵的电话。

（2）及时表明身份让来电者知道。当你接到电话时，先表明自己的身份。只说一声“喂”是不够的，你得说明自己的姓名和所在的部门。

（3）根据来电人的身份选择是否接听或者转到语音信箱。

（4）如果你觉得有必要的话，让来电人打其他人的电话，与其他人进行交谈，并且告诉来电者电话转移给了谁。

（5）在工作时间内挤出一段时间，专门用于接听和回复电话。

（6）当你确实需要一段时间专心致志工作的时候，把要做的工作拿到一个没有电话骚扰的房间去做。

（7）长话短说。简短的话语能够节约彼此的时间，听电话的人也会很感激你。当你打电话或者接电话的时候，最好先想想要讲什么，记住讲重点就好了。你可以先在纸上写下要讲的重点。当你讲电话时，看着那张纸，讨论过的重点就把它做个标记。这样，你打电话的时候就不会跑题。

（8）做电话记录。如果是你必须接的电话，就要把电话内容和要点及时地记录下来。回复它，保存它，把它放在一边或者是扔掉它。

哈佛时间管理小秘籍

做电话记录需要一定的技巧和步骤，掌握了这些步骤，才能够做到有效地工作。

（1）同时使用你的电脑和电话。如果经常要在打电话的时候写字，建议你在电话旁边加装一个受话器，这样可以保护你的脖子。

（2）在电脑里，为每一个账户、项目或者是类似的分类建立单独的文件夹。

（3）在进行通话之前，把你想要问的问题和希望互通的信息列出一个清单。

（4）记录下打电话的时间、日期和参与谈话的人。

（5）记录下收集到的关键信息。

（6）列出你和其他人需要处理的下一项工作。

（7）列出你尚未完成的工作。

（8）使用比较简单的命名习惯。这样你可以比较容易就找到所需要的资料或者信息。

2.利用电子邮件来节省时间

你的时间有限,所以不要为别人而活。

——史蒂夫·乔布斯

史蒂夫·乔布斯（Steve Jobs）是苹果公司的前首席执行官，也是苹果公司的创办人之一，被认为是计算机业界与娱乐业界的标志性人物，同时人们也把他看作麦金塔计算机、ipad 、iPod、iTunes Store、iPhone等知名数字产品的缔造者。

乔布斯不但具有超群的商业头脑和管理才能，还是一个善于使用电子邮件的人，因随机回复私人邮箱收到的电子邮件而闻名于世。

《纽约时报》曾经报道，即便身为世界最受瞩目的苹果公司的CEO，乔布斯仍然坚持亲自给关注苹果的网友回电子邮件。正因为如此，苹果和乔布斯本人会收到千千万万的年轻人关于如何改进苹果的“疯狂”主意，而乔布斯不断让世人吃惊的创意也与他经常与大家通过电子邮件进行交流紧密相连。

2010年9月初，广告公司ValuLeads的设计总监Joshua Kopac对苹果公司的iTunes 10图标外观提出批评。针对这个问题，乔布斯通过邮件进行回应。他认为iTunes 10图标外观并不难看。

乔布斯不但通过电子邮件回应外界对苹果公司的质疑和批评，甚至还曾经与人进行过电邮大战。

2010年9月17日，美国长岛大学新闻系学生伊萨克斯给苹果公司行政总裁乔布斯发电邮，投诉苹果公关部门，却因乔布斯回邮态度不好而与他爆发电邮大战。后来，乔布斯不胜其烦，最后回复：“请饶了我们吧。”

哈佛大学的有关人士认为，如果使用电子邮件的方法不当，电子邮件也会浪费你大量的时间，造成工作效率低下。

如果你觉得自己收到的每一封电子邮件都必须要回复的话，那么，电子邮件可能就会和电话一样扰乱你的工作。高效的工作人员会利用电子邮件来体现自己近期的工作表现，他们所写的电子邮件简短、明确。我们当中的太多人到现在都还没有明白，过长的电子邮件、复杂的问题和不及时回复邮件的习惯可能对我们的工作表现造成伤害。如果能够很好地处理的话，电子邮件可以成为你工作中最节省时间的一个工具。

（一）控制电子邮件的数量

不管你从事什么工作，你都会收到一定数量的电子邮件。在这些邮件中，有些与你的工作有关，有的是亲友的问候或者祝福，有些则是垃圾邮件。大量的邮件很可能会浪费你大量的时间，延误你的工作。所以，你需要找到控制电子邮件数量的方法。

（1）读电子邮件的标题。觉得对自己有用的电子邮件就打开看看，如果觉得是垃圾邮件，就直接删除。不要浪费时间看那些对自己没有用的电子邮件。

（2）不要随便把你的邮箱发给别人。为了减少接到不必要的电子邮件，你最好只把自己的电子邮件信箱地址留给特别的客户、同事和其他真的需要联络的人。

（3）只使用一个电子邮件信箱。如果你拥有几个不同的电子信箱，只要留一个作为工作的工具就可以了。同时，你可以找能够提供统一电子信箱功能的浏览器用。

（4）拒绝垃圾邮件。当你收到未经要求就寄发给你的垃圾邮件时，先检查邮件的自动回复地址，发一封回信，并在标题处注明删除，这样你就可以从邮件寄送清单中除名了。

（5）避免不必要的回复。让与你联络的人知道，什么情况下不必回复你发给他们的邮件。当你不想别人回信时，要小心措辞，不要让别人产生误解。

（二）掌握电子邮件的编写方法

掌握电子邮件的编写方法能够节省你的时间，方便你的工作和生活。电子邮件最重要的原则是保证你的信息短小和简单。下面是哈佛大学的研究人员为大家提供的一些编写电子邮件的方法：

（1）询问简单、容易回答的问题。比如，“上次会谈后，你是哪天回到公司的？”“我把我们经常去的那家餐馆的联系电话丢失了，你那里有吗？有的话，请发给我。”

（2）记录下客户、同事或者供货商最新的业务紧张情况。比如，写下“我们3点半的时候把您索要的样品发了出去，样品将于第二天上午运到贵公司。”

（3）对于可能引起的情感冲突的信息最好不要使用电子邮件。比如，“你的工作报告存在很多问题，需要修改”或者“由于你屡次犯错误，我很抱歉地通知你，你被解雇了”。

（4）如果你需要通知的问题比较多，那么，你把这些问题集中起来，放在同一个邮件里，并且标注上序号，这样收件人能够比较容易地复制和回答，还可以一次回答好几个问题。

（5）在相关的项目文件夹里保存电子邮件的内容，以便日后能够迅速查找相关信息。

（6）善于使用自动回复。自动回复是一种为客户提供所需信息的方法，简单且成本较低。另外，自动回复与人工回复的无限拖延相比，让人愉快得多。大多数人分得出自动回复与人工回复的区别，当然你也可以注明：“这是一个自动回复，如果您需要人工回复请发电子邮件到我的信箱，我会及时回复您。”

哈佛时间管理小秘籍

在使用电子邮件的时候，有一些细节需要大家注意。这些细节处理好了，能够使你的工作更高效。

（1）在电子邮件的标题行里使用关键词，给收件人一些有关电子邮件内容的提示，你做到了吗？

（2）在邮件中附带你的电话号码，这样做可以让收件人通过电话回复你。

（3）精炼语言，让电子邮件的内容言简意赅，只保留精华的部分。这样，收件人可以迅速地浏览电子邮件，从中找到要点。你还可以通过使用空白间隔、章节标题和核心要点进行排版的方式对邮件的正文进行分段处理。

（4）尽可能地使电子邮件内容显示在屏幕上的同一栏中，这样收件人就不用非得滚动屏幕才可以看到邮件的全部内容。

3.利用互联网快速获得、总结信息

一时的灵感和才智起不了大作用，我们需要的是年复一年的实践和工作。任何伟大的事业都需要不断的努力。

——马克·扎克伯格

有一个年轻人，从小在美国纽约州长大，是一个电脑神童。10岁的时候，他拥有了一台电脑，从此便把大量的时间花在了网络上。上高中的时候，他为学校设计了一款MP3播放机。之后，很多业内的公司都向他发来了邀请，其中就包括微软公司。但是这个小伙子却拒绝了年薪95万美元的工作机会，而选择去哈佛大学上学。在哈佛大学，他学的是计算机和心理学两个专业。

在哈佛大学，他仍然痴迷于网络。大二的时候，他侵入了学校的一个数据库，将哈佛大学一些学生的照片用在自己亲自设计的网站上，供同班同学评估彼此的吸引力。

那次事件之后不久，他便同两位同学花费了一星期时间编写网站程序，建立了一个为哈佛同学提供互相联系平台的网站，命名为 the Facebook。这个网站在2004年2月一经推出，便在极短的时间内横扫整个哈佛校园。2004年年底，Facebook的注册人数已突破一百万，这位年轻人索性从哈佛退学，全力营运网站。

现如今，Facebook已经成为美国第一大社交网站，而微软则投资2.4亿美元，赢得Facebook 1.6%股份收购权。

2011年，共有413人列入福布斯榜，而创办Facebook的那位年轻人以135亿美元资产排名为52位，成为世界上最年轻的亿万富翁。

这位年轻亿万富翁就是享有“盖茨第二”美誉的Facebook的CEO马克·扎克伯格。

随着网络的不断发展，越来越多的人开始利用互联网来查询最新最快的信息，获得最先进的知识。一个不懂得利用互联网获取信息和知识的人，已经落在时代的后面，跟不上时代的步伐了。

互联网是一个全球性的巨大的计算机网络体系，它包含了难以计数的信息资源，向全世界提供信息服务。在互联网里，我们可以搜索到我们所需要的全部信息，不管是学习、工作还是娱乐，互联网里可以说是应有尽有。善于利用这一资源，对我们获得自己需要的信息会有很大的帮助，对我们的工作也会产生巨大的帮助。

利用互联网获取信息需要掌握一定的方法。有时候，若你的方法使用不当，想搜的东西怎么也搜不到，那也只能干着急。在这里向大家介绍几条搜索技巧：

（1）阅读搜索网站的搜索指南。不同的搜索引擎有很多的选项，搜索的技巧也取决于我们选用的搜索引擎。

（2）如果进行多项条件的搜索，要注意使用的布尔逻辑类型。比如我们要搜质量和体积的关系，在Web搜索引擎上可以组合成：+质量+温度，采用逻辑AND。

（3）可以在不同的搜索引擎中搜索。

（4）有时候搜索的结果太多，或者得不到相关的结果，可以进行相关领域搜索、添加概念单词，一些引擎支持在现有的搜索结果中再次搜索。

哈佛时间管理小秘籍

当今社会是一个信息透明化、共享化、全球化高速发展的社会。在这个社会里，我们拥有更多的资源和寻找资源的办法。我们应该选择正确的方式来对待互联网，正确地使用网络，使互联网成为为我们的生活、工作和学习服务的工具。那么，如何正确使用网络呢？

（1）正确认识网络这把“双刃剑”

网络作为一个载体，衍生出了许多信息传递的方式，比如说电子邮件、博客、微博等。我们通过网络可以接触到前所未有的广阔的空间，能更加有效地获取信息、保持联系、交流感情、了解社会。同时，网络也有消极的一面，它可能使人沉迷于网络，迷失自我。所以，我们需要在大量的信息中找到对自己有用的信息和对自己有帮助的资源。

（2）调整自己的心态，抵制网络中的诱惑

网络只是方便我们生活、工作和学习的一个工具，而不是我们的玩具。我们每天需要花费大量的时间去投入到工作、学习、交往中，但不能花费大量的时间沉迷于网络。通过网络，我们可以了解新闻，扩充自己的知识面，调整自己的心情，以便有积极的心态、更轻松的心情投入到工作中。

（3）合理安排上网时间

劳逸结合是我们所提倡的健康工作方式，适度放松能够缓解生活、工作中的压力，也能为第二天的工作提供能量和动力。然而过度沉溺于网络不仅会浪费时间，而且会影响正常的工作。我们必须合理安排上网时间，在上网和工作之间取得平衡。只有通过合理安排上网时间，才能做到有效率地使用网络资源并使其真正地为工作、生活服务。

4.利用巧妙的沟通节省时间

重要的不是你告诉别人什么，而是别人听到了什么。

——瑞德·奥尔巴赫

梅奥是一家外贸公司的CEO，时间观念非常强，很善于控制自己的时间，工作效率非常高。

有一天，朋友杰克来到他的办公室。杰克说：“梅奥，今天工作忙吗？”

梅奥说：“不算太忙。你来我的办公室有什么事情吗？”

杰克说：“也没什么事情，只是好久不见了，想和你谈谈。”

杰克从坐下来的那刻起，就开始喋喋不休地讲个不停。直到说累了，才发觉梅奥好久没有回应自己的话了。这个时候，他才意识到自己的话可能太多了。

杰克问：“梅奥，我是不是话太多了，是不是让你觉得厌烦了？”

梅奥好久才反应过来，说：“对不起，你刚才说到哪里了？你继续吧，我刚才正在想自己工作中的事情呢。”

杰克听了梅奥的话，吃了一惊，原来自己说的话，梅奥根本没有听进去。于是，杰克找了个借口起身告辞了。

梅奥就这样巧妙地应对了啰唆的朋友，节省了自己的时间。

哈佛大学有关机构的研究人员发现，一个人在时间管理的过程中，会遇到与沟通相关的问题，比如，如果把大量的时间浪费在服务重大客户上，花在管理和制定策略上的时间就少多了。

沟通与时间管理密切相关。沟通是人际关系的一部分，人际关系非常重要，但是并不急迫。在一天的工作中，你可以拿出10%左右的时间来处理沟通事件。如果在沟通上浪费太多的时间，则会影响正常的工作进度。

要想节省时间，做到有效沟通，需要掌握一定的技巧。

（1）规定面谈的时间

有些人说话非常啰唆，不着边际。跟他交谈时，说了很长一段时间还不能进入正题，即使正事说完了，对方还是会说一些无关痛痒的话。所以，在与别人交谈时，不仅要规定面谈的时间，在听到对方谈到的事情后，还需要迅速地判断交谈所需要的时间，然后再决定面谈的截止时间。同时，使用开会时用的桌椅，也有利于迅速地办好事情。只有这样，才能够更好地使用会客的时间。

（2）掌握避免干扰的技巧

你是否常常因为工作被打扰而感到烦恼，比方说主管正在接待客户，让你过去一下；正在批公文，电话一直响个不停；正在开会，有人突然打断会议的进行……对于这样的干扰，要积极避免。因为一件事情做了一半被打断了，常常需要花更长的时间来处理。所以，你要尽可能地不去打扰别人正在进行的工作，也尽可能地防止别人来干扰你正在进行的工作。

（3）传达方式

如果你是一个公司的主管，在宣布重要的事情的时候，必须把所有的人都召集来，而不是只告诉其中的一两个人，让他们帮助你传达，因为别人的转告可能会曲解你的意思。

尽可能把面谈安排到下午进行。如果上午做这件事情，会使得一天的工作不能圆满地进行。这正是上午某些人不进行会客的原因之一。同时，下午的时间用于会见客人，还可以放松因做案头工作而感到疲惫的大脑。

客人表示要面谈时，你就应该详细地询问对方的情况，如果在没有任何准备的情况下就与对方交谈，除非你对来访者比较熟悉，否则便是浪费彼此的时间。

（4）向沟通对方表示自己的善意

如果与对方的沟通是由你发起的，为对方提供方便，能够使沟通一开始便在友善和谐的气氛下进行，尤其是当你的沟通对象是来自另外一个城市的人，你可以热情地告诉对方：“我会安排一切的。”这样做既显示了你的诚意，也能使对方在不必顾虑食宿等琐事的情况下，专心与你进行沟通、交流。

（5）适时承认自己的过失

如果你在沟通的过程中犯了错误，并且给对方造成了一定伤害，说一句道歉的话，通常能够获得对方的原谅。就算对方很懊恼，但至少能够稍微缓和一下情绪。如果这个时候，你并没有道歉，而是做无谓的辩解，则只能是火上加油，扩大事端。

哈佛时间管理小秘籍

成功的沟通就是用对的方法和对的人进行沟通。以下是一些有关沟通的方法与技巧：

（1）认清自己的位置

无论何时何地，你都要切记自己和领导是上下级关系。在与上司相处、沟通的时候需要认清双方的角色，而不能超过了界限。你需要维护好管理层内部的团结，在向上司汇报、请示、反映问题的时候，不发表有关领导个人的议论。

（2）学会未雨绸缪

上司每天需要面对和处理的事情非常多，所以为了提高沟通的质量，我们要提前把沟通的目的以及表达方式想好，对领导的工作日程也要有一个清晰的认识。这么做，既节省了彼此的时间，还能使沟通更加有效。

（3）针对不同性格的领导，采取不同的沟通方法

我们在平常的工作中与上司进行接触，要善于观察，学会总结，针对不同性格的领导，找出适合的沟通方法与他进行沟通。

对于冷静型的上司，我们可能觉得对方难以琢磨，这就需要我们善于观察，从上司日常的工作中发现他的喜好，在沟通的过程中多倾听对方的建议，切勿自作主张。

与性格豪爽的上司相处相对来说比较容易一些。与这样的领导相处的时候，可以大胆地提出自己的想法和建议。不过，尽管这样的领导非常爱才，也不要表现过度，因为那会让领导认为你在他面前故意卖弄。

尽管大家在工作中遇到的领导性格各异，但是只要我们在工作中多观察、多思考、多学习，运用沟通的技巧，那么，我们就能够从容面对。

5.进行工作分解时的原则与基本结构

浪费掉一天或者一个延宕的决定，代价是昂贵的。

——比尔·伯恩

IBM信贷公司位于美国康涅狄格州的老格林威治市，是IT业巨头IBM的全资子公司，其主要业务就是为IBM的电脑销售提供融资服务。这是一个绝对盈利的项目，而且向这些客户提供融资服务的金融风险很小。但是，这种小额信贷的经济效益具有局限性，因为它主要取决于人均业务量。刚开始时，公司运营的状况并不理想，因为公司建立初期的工作流程太不科学了。

当时，IBM信贷公司为客户提供一项简单的融资服务需要平均花费7天的时间，同时还需要通过一定的部门和程序：现场销售人员—接待部—信用部—交易条款部—估价部—办事组—快递到销售人员。

接待部：负责对需要融资服务的客户向IBM信贷公司提出融资申请，而公司总部的接待人员则把客户的申请内容填写在一张申请表上。

信用部：客户信用部的办公人员通过互联网审查申请人的资金信用状况，并签署审查意见。

交易条款部：该部门的工作人员根据申请人的具体情况对公司的标准贷款协议进行补充和修改，把一些特殊条款附加在申请表上。

估价部：估价部的评估人员根据以上信息，借助电脑初步确定向客户收取的贷款利率，并且把建议利率和确定的依据一同交给文秘，由文秘呈交给业务主管。

业务主管把所有的信息综合起来，形成最终的报价。报价通过销售业务代表来通知客户。

这个过程需要7天的时间。在7天的时间内，负责销售的代表和客户谁也不知道流程传递到哪个部门了，即使电话咨询也无法了解到。而整个工作流程中没有一个清晰的决策点或决策人，没有把整个任务分解到每个部门和每个人身上，这使得各个部门远离有效的信息单独行事，严重拖延了融资服务的时间。

为此，IBM信用公司特意改进了“综合办事员”制度，随后，这项服务仅4个小时就能完成，大大节约了时间，提高了工作效率。

哈佛大学有关部门的研究人员发现，如果复杂的工作没有进行合理的分配或者配置方面出现了问题，那么，当这项工作需要执行的时候，就无法得到各个部门的回应，各个部门之间的协调就会出现问题，执行起来就会浪费大量的时间。这就显示出工作分解的必要性和重要性。

要提高公司的执行力，首先需要把整个工作进行分解，让每个员工都有一个明确的目标，知道自己需要做的工作是什么，需要承担什么样的工作责任，并且确定每个人努力程度的指标。只有这样，才能够使员工的努力更科学地量化出来，以有效激励和鞭策每一个员工；也才能让每个员工更有效率地工作，节约时间，提高自己的业绩。

对工作进行分解，需要掌握分解工作结构的方法。对一个公司来说，分解工作时，需要建立一个项目小组，然后再对工作进行分解，项目小组的每一个成员负责一部分，然后进行汇总。

在分解工作的时候，要了解工作分解的原则，把握工作分解的程度：首先，项目小组的工作人员要将主体的目标逐步细化分解，最具体的日常活动可直接分派到个人去完成。其次，原则上，每个任务要求分解到不能再细分为止，而且分解后的结构要清晰，让人一目了然。最后，日常工作要全部定义清楚，要细化到具体的人、时间和资金投入。

在进行工作分解的时候，需要掌握工作分解结构的方法。制定工作分解结构的方法多种多样，主要包括类比法、自上而下法、自下而上法和使用指导方针等。

（1）类比法

类比法就是以一个与新项目类似的工作分解结构（WBS）为基础，制定本项目的工作分解结构。比如，一家飞机制造公司，曾设计制造了多种类型的大型客机，当他们计划生产某种新型战斗机的时候，就可以使用原来为制造大型客机而设计的子系统。以从前的子系统为基础，开始新项目的WBS的编制。

（2）自上而下法

这个方法常常被人们认为是构建工作分解结构的常规方法，即从整个项目开始，逐步把它们分解成小的子项，然后再细分。这个过程就是不断地细化工作任务，最好把最具体的任务分配给具体的工作人员。

由于项目经理具备广泛的技术知识和对项目的整体视角，所以这种方法对项目经理来说是最好的方法。

（3）自下而上法

这个方法有一个优点，那就是项目团队的成员从一开始就可能确定项目有关的各项具体的任务，然后将各项具体的任务进行整合，并且归总到一个整体活动或者工作分解结构的上一级内容当中。这个方法运用起来可能会浪费一些时间，但是却有非常好的效果。

不少公司的项目经理面对全新系统或者方法的项目的时候，经常采用这种方法。同时，这个方法可以促进全员参与或者项目团队的协作。

哈佛时间管理小秘籍

一个企业在进行项目工作分解的时候，一般需要遵循下面几个主要步骤：

（1）明确项目的各个主要组成部分，也就是明确项目的主要可交付成果。一般情况下，一个项目的主要组成部分包含两个方面：项目的可交付成果和项目管理的本身。在这个阶段，参加项目小组的人员必须准确地知道要实现项目的目标需要完成哪些主要的工作。

（2）确定每个可交付成果的详细程度。如果达到了编制恰当的成本估算和历时估算的要求，就直接核实分解的正确性便可。如果没有达到要求，就要接着进入第三步。

（3）确定可交付成果的各个组成部分。组成部分应该用切实的、可验证的结果来描述出来，以便于进行绩效测量。

（4）核实分解的正确性。即需要回答下列问题：

◆最底层项、最细微的项对项目分解来说是否是必不可少的？如果不是，则必须修改组成元素。

◆每项的定义是否清晰完整？如果不完整，描述则需要修改或扩展。

◆每项是否都能够恰当地编制进度和预算？是否能够分配到接受职责并能够圆满完成这项工作的具体组织单元？如果不能，需要做必要的修改，以便于提供合适的管理控制。

6.合理利用琐碎的时间

世界上真不知有多少可以建功立业的人，只因为把难得的时间轻轻地放过而默默无闻。

——本杰明·富兰克林

艾里斯顿是美国近代诗人、小说家和钢琴家，他善于利用零散的时间。

当他14岁的时候，爱德华是他的钢琴教师。有一天，爱德华给艾里斯顿授课的时候，问他：“你每天弹钢琴弹多少时间？”

艾里斯顿说：“每天大约共三四个小时。”

“那你每次练习，时间都很长吗？是不是有一个小时左右的时间？”

“是的。我觉得这样才好。”

“不，不要这样。将来你长大以后，不可能每天有那么长的空闲时间的。你可以养成这样的习惯：一旦有空闲的时间，你就去练习钢琴。比如说你上学前，或者午餐后，或者放学后。把琐碎的时间充分利用起来，这样弹钢琴就成了你生活中不可缺少的一部分。”

艾里斯顿在哥伦比亚大学教书期间，想从事业余创作。可是上课、看试卷、开会等事情让他忙得不可开交，几乎占去了他所有的时间。这样的生活持续了两年，艾里斯顿也没有动笔写作。因为艾里斯顿觉得自己实在没有时间写东西。这个时候，艾里斯顿想到了爱德华当年说的话。到了下个星期，艾里斯顿就开始利用琐碎的时间进行创作了。只要有5分钟左右的时间，艾里斯顿就坐下来写点东西。

后来，艾里斯顿利用这种积少成多的方法创作了长篇小说。虽然他工作非常繁忙，但是每天都有一些短暂的空闲时间。艾里斯顿不但利用这些空档时间进行业余创作，而且还继续练习钢琴。他的生活也因为钢琴和创作而变得有滋有味。

哈佛大学时间管理机构的研究人员认为，一个高效利用时间的人善于将零碎的时间充分地利用起来，从而最大限度地提高工作效率。他们同时还认为，充分利用零碎的时间，在短时间内可能没什么成效，但是时间久了，就会有惊人的成效。如果你能长期地利用零碎的时间，化零为整，那么，你的工作和生活就会更加轻松。

所谓零碎的时间，是指不构成连续的时间或一个事务与另外一个事务衔接时的空余时间。这样的时间往往被人们毫不在乎地忽略掉，丝毫没感觉到可惜。零碎的时间虽然短暂，但是长期积累这样的时间，总和也是相当可观的。凡是在事业上有所成就的人，几乎都是能够有效地利用零碎时间的人。

每个人的生活和工作中都存在很多零碎的时间，我们要学会找出来并加以利用。找出零碎的时间，大家可以从以下几个方面把握：

（1）善于利用等候与空当的时间

如果你去飞机场或者去火车站，通常会花费很长时间等车。这个时候，你可以带上一本书或者杂志，利用这段时间读几页，也可以利用这段时间思考一些事情。这样，这段零碎的时间就没有虚度。

（2）跟时间比赛

学会跟时间比赛，尽量让自己在有限的时间内完成自己所计划的每一件事情，这个方法是要自己与自己竞争，然后尽全力去超越自己平时的表现。

（3）利用好上班路上的琐碎时间

每个人去上班，都会在上班的途中花费一些时间，包括等车的时间、在路上的时间等。如果你从家到公司需要花费30分钟，每周工作5天，那么，50个星期你花在路上的时间是250个小时，以每天8个小时工作日来计算，等于每年花上超过6周的时间在路上。如果每天从家到公司需要一个小时的时间，那么，你将有3个月的时间花在上班的路上。因此，你需要在这些时间上做一些有意义的事情，不能让它白白地浪费了。

（4）利用好工作中的琐碎时间

善用时间的人，会懂得工作中的零碎时间。例如3分钟的空余时间，可以打一通电话、看一遍销售数据、整理一下工作笔记或写一封感谢函。如果有10分钟的空余时间，可以整理一下办公桌、收发当天的电子邮件，或是整理名片。如果有半个小时的空余时间，则可以看看报纸杂志、制作电子文件，或是去书店翻阅新书。

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零碎的时间对于善于利用时间的人来说是宝贵的，对于享受生活的人来说是养尊，对于愚者来说是虚度。要合理地利用好零碎的时间，我们需要从以下方面努力：

（1）提高办事效率

做事的快慢决定着需要耗费的时间的长短。一个办事拖拉的人做一件事情可能需要两个小时，而一个办事效率高的的人可能半个小时就把事情做好了，而且效果还很好。用较短的时间做好一件事情，则会有较长的空余时间去忙其他的事情。

（2）善于把零碎的时间化零为整

一个工作效率高的人常常善于挤时间。养成挤时间的良好习惯，对工作和学习具有非常重要的意义。我们要提高时间的利用率，就要学会化零为整，善于把零碎的时间拼凑起来，加以利用。

（3）善于利用节假日

大部分的公司在节假日都会放假，再加上周末的时间，一年就会有很长的一段时间。如果你能够把这段时间有效地利用起来，也会有一定的收获。

7.提高会议的效率

效率就是利用能力达到某种目的和结果。

——马克·麦考马克

玛丽亚是波士顿一家大型金融机构的秘书，每天忙个不停，不是为经理安排当天的日程，就是帮助经理召开会议。

在办公室里待的时间长了，玛丽亚觉得很多同事都习惯开会的生活方式了。即使很多时候开会没有什么特别意义，大家依然会觉得，交谈是工作最重要的组成部分，甚至有人觉得如果不开会好像是这家公司发展不成熟似的，玛丽亚也渐渐地有了这种心理。

玛丽亚有时候觉得很奇怪，明明是几个人在一起聊天，却说是在开会，因为根本就没有什么主题。时间久了，玛丽亚也就渐渐地厌烦了，把开会当成不胜其烦的事情。玛丽亚觉得会议的组织缺少科学性，让大家宝贵的时间在毫无价值的会议中悄悄地溜走了，员工的心理也从积极变得懈怠了。

终于有一天，玛丽亚决定给经理提一下建议，试图改变公司的这种状况。于是，在一个下午，她勇敢地走进经理的办公室，跟经理谈起了会议组织的安排。

那天，玛丽亚从会议前的准备谈到会议的主题、会议的参与者、会议时间上的选择、会议中应该注意的事项等。

听了玛丽亚的话，经理表示同意，并对玛丽亚的建议进行了科学的修改和补充，变成了行之有效的方案。经理决定下次按照两个人商定的会议方案召开会议，尽量节约员工的时间，努力提高会议的效率，让会议真正成为大家为公司发展出谋划策的平台。

根据哈佛大学有关机构的统计，平均每个高级主管大约把20%~60%的时间用于会议上。一些领导一周内六次参加公司的内部会议，花去9个小时。大部分的主管认为：“用于参加会议的时间有一半是浪费的。”

要改善这种浪费时间的状况，首先要做的就是取消一些没有任何意义的会议。但是这个办法通常行不通，一些无聊且冗长的会议仍然在公司内进行着。事实上，我们在很多时候可以通过提高会议效率来节约时间。

可是应如何提高会议的效率呢？一般来说，当注意以下几个方面：

（1）要做好的会前准备

每一次召开的会议都应当是精心准备的，即使对于非常紧急召开的临时会议，也需要精心准备。

把会议备忘录准备好，并提前发放给与会者。备忘录的内容包括：会议的主题、讨论的内容要点、会议要达到的目标、会议时间以及会议预计召开多长时间等。

准备会议所需要的硬件工具，包括：白板、笔、投影设备、录音设备、扩音设备等。

把会议室布置好：如果可以选择会议室的大小，比较理想的会议室的空间应该比参会人数所需要的空间稍小一点，这样拥挤的空间容易让人产生兴奋感，从而促进大家踊跃发言。

选择合适的参会人员：参会人员应该是此次会议的相关者、会议结果可能的执行者、会议议题相关的专家。

（2）设定具体且明确的目标

会议要讨论什么以及要取得什么结果已经在备忘录中作了具体的描述。这就要求会议组织者把会议讨论的重点放在预先设定的主题上，也要求与会者清醒地记住会议的目标。如果有必要，可以在会前向与会者详细地解释会议目标的内容。

（3）会议角色的选择

一般情况下，会议有三种角色：主席、记录员、参与者。会议主席是会议的组织者，通常他应该和会议的召开者分开。因为会议参与者中的最高职位的管理者通常是会议的召开者，如果他充当会议主席，不但会使他分散参与会议的精力，而且还会在一定程度上压制其他参加会议者的发言。

（4）会议时间上的选择

会议召开的时间应该选择在与会人员有充分时间和旺盛精力的时段，因为这样的时间段更能够提高会议的效率。同时，会议应该严格遵循时间限制。比如会议的预定时间是一个小时，那么，会议就应该在一个小时内结束。如果会议拖延的时间比较长，与会者就会产生会议没有终点的心理，讨论问题的时候就不那么积极了。

（5）总结与跟踪

会议结束时，由会议主席总结会议成果，尤其要在会上明确，会议达成的结果分别由哪些部门或个人负责落实解决。会议结束后，由记录员整理会议记录，并将会议记录发给与会者。同时，会议的最高管理者，或是此次会议的发起者负责跟踪会议结果的落实情况。

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提高会议效率有一个非常有效的方法，那就是缩短会议的时间。如果有些会议比较冗长，这个时候就需要通过利用一定的技巧来缩短会议的时间。下面有一些方法值得大家借鉴：

（1）试一下站着开会

如果会议的主题比较重大，大家很难达成共同的意见，会议的时间就会难以控制。而如果会议室的环境比较好，座椅舒适，灯光明亮，气氛热烈，这就为加长会议提供了良好的条件。这个时候，为了避免延长会议，不妨试一试站着开会，这样就会营造出时间比较紧急，尽快想办法结束会议的压力。

（2）会议尽量安排在下班之前召开

这个方法可以促使大家尽快达成统一意见、缩短会议时间。会议之所以迟迟不能结束，很多时候就是因为与会者时间观念差，不到会议最后很难做出果断的决定。下班之前召开会议，就等于给出了明确的时间期限，大家也就会抓紧时间表达自己的观点，从而有效地提高会议的效率。

（3）控制每个人发言的时间

每次召开会议的时间都是有限的，如果与会者人数比较多，每个人都要表达自己的意见，那么，一个人占用的时间就不能太长，否则，就会使会议时间延长。解决这个问题，主持会议的人需要提前约定好每个人发言的大致时间，让大家在发言前都有个大致的概念。而对于那些健谈者，应该及时地提醒他们，避免其占用过多的会议时间。

8.创造出新的时间区

记住，浪费时间就是浪费机会。

——理查德·安德森

30岁的威廉在波士顿开了一家公关咨询公司，一年下来接了约100个案子。他每天都在全美的各个城市旅行，很多时间是在飞机上或者火车上度过的。

他相信与客户保持良好的关系是非常重要的，所以他经常利用乘坐飞机或者火车的时间写短签发给他们。

一次，一位同机的旅客在等待领取行李的时候，跟他攀谈了起来。

他说：“嗨，你好。我是哈利，很高兴认识你。”

威廉说：“你好，我是威廉，在一家公关咨询公司工作。”

哈利说：“我在飞机上就注意你了，我发现你在两个多小时的旅途中一直不停地写短签，我敢说，你的老板一定以你为荣。”

威廉笑着说：“其实，我就是老板。”

哈利敬佩地说：“你真是太棒了。你是怎么管理自己的时间呢？像你这样的人，一定非常忙碌吧？”

“是的，有时候确实很忙。但是我善于创造新的时间区，善于在某段时间里完成一件事情。”威廉说。

哈佛大学时间研究项目的研究人员建议公司的管理者把工作组织起来，使他们的时间可以分段或者分区，这些时间区段是完全不受打扰、专心工作的时间。

听从这个建议是有些难度的。对大多数人来说，干扰就是一种生活方式。某些行业的员工甚至在沐浴的时候也处在电话和旁人的打扰中，这其实是一种错误的生活方式。一个公司的部门经理，或者是生意兴隆的餐厅老板，抑或一个电视台的节目制片人，有时候需要在短短几个小时间内作出几十个决定，但是如果比较有创意再加上自制，即使是这些专业人士也能在节目开播前或客户上门前创造时间区。

哈佛大学时间管理项目的研究人员经过十多年的研究，找到了以下创造时间区的方法：

（1）坚持早到或迟退

很多公司的高级主管经常会提前一段时间来到公司，是因为他们知道电话在那个时候还不会响个不停，其他的员工也还没到，这正是一个高级主管应该利用的时间区。此外，这么做也会延长你的工作时间。因为按时上下班的员工已经下班，而且在公司下班后基本上也不会有电话进来。

（2）远离工作

有些很有成就的人每个星期会留在家里一两天，目的就是创造时间区。显然你需要有一个能允许你这么做的老板，或者你本身就是老板。

（3）在空当时间中创造时间区

哈佛大学医学院霍尔博士在往来三个办公室之间找到了他的时间区。他的一个办公室在学院的办公区，一个在附近的医院，另一个则是在附近的小城镇上。“原来我以为有三个办公室也许会没有效率。但是，我惊喜地发现我在三个办公室所做的事情比在一个办公室还多，我觉得自己的工作效率大大地提高了。”霍尔博士认为有另一个办公室是一个很好的调节方法：“我开车从这个办公室到那个办公室之间需要花费15分钟的时间，是一天之中最棒的思考及整理思绪的时间。”很多经常旅行的人都会在飞机上找到他们的时间区。对大多数人而言，几乎完全损失的通勤时间，其实都可以转化为宝贵的时间区。

（4）为重要的一对一会谈创造时间区

如果有一个会面非常重要，请在会面前先告诉你的助理或秘书，除非有紧急的事情或是非尽快处理不可的事情发生，否则你不希望被打扰。如果是和公司员工会谈，这么做会让公司的员工知道他们在你心目中的重要性，这段时间内，没有任何事情可以中断你们的会谈，没有电话、没有干扰。

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在工作中，你不但需要创造新的时间区，还要找到安定的时间，以便自己可以安心地工作。

（1）避开高峰时间

在午餐时间开始前半个小时离开办公室，这样你就不会因排队买饭而花费太多的时间。如果你到得比较早，许多餐厅还允许你提前坐在餐厅里，你可以在这个空隙时间做点与工作有关的事情。

（2）找处安静的地方

如果你在公司比较自由，你就可以离开办公室，到一个相对安静的地方，比如说空会议室、咖啡厅等。这样你可以安心地思考，做自己的工作。

（3）设立无干扰时段

如果你是公司管理层中的一员，你可以要求同事在某个时间段不去打扰你，这样你就可以专心做重要的事情。

（4）与上司沟通，争取一段安静的时间

如果单纯地避开对你来说不太现实的话，你可以与你的上司沟通，为自己争取一段可以专心工作的安静时间。从你的老板的角度考虑，这样做的好处是能够让你集中全力处理一些他也认为比较重要的事情。一般开明的上司都会满足下属这样的要求。

（5）使用写字板

有时候，你的办公室关着门，别人也会找你。这个时候，你不妨借助一下写字板和一支笔。当你的门关上的时候，想见你的人只需在写字板上写下提示信息就可以了。当你站到写字板前，看到别人给你留下的信息，你就会按照上面显示的信息找到需要见你的人，而找你的人即使不进你的办公室也能传达他们的意愿。